6-НДФЛ - ежеквартальная отчетность работодателей об исчисленных и удержанных суммах налога на доходы физлиц. Форма 6-НДФЛ введена Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ.
Форму должны сдавать в налоговую все работодатели: компании и индивидуальные предприниматели, у которых есть работники. Она не отменяет сдачу справок по доходам. В 6-НДФЛ показывают начисленный и удержанный налог в целом, в 2-НДФЛ - налог по каждому сотруднику.
Все о том, как заполнить форму 6-НДФЛ, в этом материале.
Форма 6-НДФЛ
Бланк отчета по форме 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11-450@.
Форма расчета принципиально не отличается от налоговых деклараций. Состоит из титульного листа и двух разделов, в которых отражают общую сумму налога и ее расчет, а также вычеты, суммы доходов с датами выплаты и суммы удержанного налога.
В расчете конкретной компании может оказаться больше двух листов, например, если доходы сотрудников облагаются по разным ставкам (есть резиденты и нерезиденты). Или, если компании не хватает строк для заполнения доходов с датами выплаты, надо заполнить несколько разделов с расчетом налога либо с выплаченными доходами.
Форма 6-НДФЛ: образец
Обратите внимание!
С отчетности за 2017 год вводится новая форма расчета 6-НДФЛ. Проект с поправками, который подготовила ФНС, опубликован на regulation.gov.ru .
Форму 6-НДФЛ сдают в налоговую инспекцию по месту учета организации или ИП (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если у компании есть обособленные подразделения, то отчет надо предтставить сразу в несколько инспекций.
В 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту нахождения компании включают доходы и налоги работников головного офиса. А выплаты сотрудникам подразделений указывают в отдельных расчетах (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Если кто-то трудится в подразделении и в головном офисе, доходы и налоги в разных расчетах указывают в зависимости от отработанного времени (письма Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55 и ФНС России от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344).
Если компания выслала расчет в инспекцию головного офиса вместо филиала, надо отправить исходный отчет в филиал. Правда, инспекторы могут оштрафовать за несдачу расчета. Тогда стоит пояснить, что все сведения о работниках филиала включены в 6-НДФЛ по головному офису. А значит, отчетность сдана, пусть и в другую инспекцию.
Если, например, два офиса компании обслуживает одна инспекция, но у них разные ОКТМО, сдать 6-НДФЛ надо за каждое подразделение. Это правило действует, даже если компания и подразделение состоят на учете в одной инспекции. Если компания составит один расчет, то за несдачу второго инспекторы оштрафуют минимум на 1000 рублей (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Штраф отменить в суде не получится, судьи поддерживают налоговиков (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 03.06.2016 № Ф03-2355/2016).
Подробный порядок заполнения 6-НДФЛ смотрите ниже.
Как заполнить 6-НДФЛ
Порядок заполнения и представления расчета утвержден приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (приложение 2).
Заполнение 6-НДФЛ вызывает некоторые сложности, ведь составлять отчет нужно в целом по организации нарастающим итогом с начала года. Поэтому возможны ошибки и неточности. Расскажем далее, что и как отразить в каждом разделе расчета
Заполнение раздела 1 6-НДФЛ
Общую сумму доходов, исчисленный и удержанный налог надо отразить в строках 020-040, 070 раздела 1. Если доход облагался по разным ставкам (например, 13 и 30%), то по каждой нужно заполнить отдельные строки 010-040 раздела 1.
В следующих строках показывают:
- 030 - сумму вычетов, облагаемых по ставке 13%, кроме дивидендов (п. 1 ст. 224, п. 3 ст. 210 НК РФ).
- 060 - число физлиц, которым был выплачен доход. Если сотрудник в течение квартала подрабатывал подрячиком либо уволился, но потом вернулся назад, его считают только один раз.
Форму надо сдавать, даже если она нулевая. В этом случае в первой графе, отведенной для зарплаты или налога, надо ставить ноль, а во всех остальных клеточках - прочерки.
Заполнение раздела 2 6-НДФЛ
В разделе 2 отчета 6-НДФЛ следует распределить все доходы по датам:
- дата фактического получения;
- дата удержания НДФЛ;
- срок перечисления налога.
Зарплата . Датой фактического получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Поэтому в строке 100 нужно записать 31-е (30-е) число, даже если этот день выпал на выходной. На порядок удержания эта дата не влияет. Удержать налог надо при фактической выдаче денег, а перечислить - на следующий день (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Отпускные и больничные . Если работник получит отпускные в 2017 году, то в строках 100 и 110 дата получения дохода будет одинаковой - дата выплаты денег. А вот срок перечисления в 120 будет отличаться. Перечислить НДФЛ с отпускных нужно в последний день месяца, в котором компания их выдала (п. 6 ст. 226 НК РФ). Если этот день попадает на выходной, то срок переносится на первый рабочий день.
Общие правила заполнения 6-НДФЛ
Как отразить в 6-НФДЛ доход в натуральной форме . Налог, который компания не смогла удержать, надо показать в строке 080 6-НДФЛ . Это правило действует, если до конца года компания не будет платить физлицу деньги.
Раньше ФНС считала, что в 110 и 120 надо отражать фактические даты, даже если компания не смогла удержать НДФЛ (письмо от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@). Но формат 6-НДФЛ не позволял записать нули в строках 100-120. Программу налоговики доработали только во втором квартале (письмо ФНС России от 25.04.2016 № 11-2-06/0333@). Если компания раньше ставила фактические даты, это не ошибка. Уточнять отчетность не требуется.
Какую сумму отразить в строке 030 6-НДФЛ . Здесь надо указать вычеты, которые предоставлены сотруднику в отчетном периоде. Например, вычеты на детей, покупку имущества, оплату обучения и лечения. Если компания выдала материальную помощь свыше 4000 рублей, то в строке 030 надо указать необлагаемый лимит 4000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ). В 110 и 120 поставить "00.00.0000". Так считает и ФНС (письмо от 20.06.2016 № БС-4-11/10956@).
Как заполнить строки 070 и 080, если компания выдала зарплату в одном месяце, а выдала в другом . ФНС не раз разъясняла, что в строке 070 надо поставить 0, если компания начислила зарплату в одном месяце, а выдала в другом (письмо от 01.07.2016 № БС-4-11/11886@). Некоторые компании восприняли разъяснения буквально и в расчетах за прошлые периоды ставили нули в строке 070, хотя и удерживали налог. Это ошибка, поэтому надо уточнить расчет. Иначе налоговики оштрафуют за недостоверные сведения на 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ).
Как отразить премию сотруднику к юбилею. Бонус к празднику - это не оплата труда, поэтому в строке 100 надо записать день, когда выдали премию, а не последний день месяца.
В строке 100 указана дата, когда сотрудник не получал доход . Коллеги жаловались, что бухгалтерские программы всегда ставили в строку 100 день фактической выдачи денег. Хотя в нее нужно записать дату получения дохода по кодексу. Если указаны не те даты, нужна уточненка 6-НДФЛ.
Например, дата получения дохода по зарплате - всегда последний день месяца. А если работник увольняется, то последний рабочий день месяца, за который компания начислила зарплату (п. 2 ст. 223 НК РФ). День, когда работник получил деньги, значения не имеет.
В строке 120 указана дата платежки по налогу, а не срок по НК РФ . Ошибка возникает у компаний, которые задерживают налог. Они специально ставят дату перечисления, чтобы налоговики не насчитали пени и штрафы.
Инспекторы легко обнаружат недочет. Есть всего два варианта, как заполнить строку 120. Здесь заполняют крайний срок перечисления НДФЛ. По зарплате это день, следующий за выплатой, а по отпускным и пособиям - последний день месяца. Дата может быть позже лишь в одном случае - если срок попадает на выходной. Тогда он переносится на ближайший рабочий день. В остальных случаях следует подготовить утоненку.
Порядок заполнения 6-НДФЛ на примере
В разделе 1 6-НДФЛ надо отразить выплаты физлицам, начисленные за отчетный период, вычеты и НДФЛ. В разделе 2 - зарплату и другие выплаты работникам.
Рассмотрим также три самых частых вопроса, которые возникают в ходе камеральной проверки расчета 6-НДФЛ.
Вычеты в 030 раздела 1 больше доходов в строке 020 . Вычеты в строке 030 не должны превышать доход (письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@). Если компания записала больше, это ошибка. Из-за такого недочета компания могла неверно посчитать налог в строке 040. Поэтому следует подать уточненку, а в пояснениях написать, по какой причине произошла ошибка.
Оплаченный налог в карточке меньше удержанного в 6-НДФЛ . Инспекторы сверят, чтобы удержанный налог в строке 070 расчета был не больше фактически перечисленного налога за год. Перечисленный НДФЛ налоговики возьмут из карточки расчетов с бюджетом. Соотношение может не выполняться по двум причинам:
- налог уплачен не вовремя;
- завышена сумма удержанного налога в отчете.
В любом случае налоговики запросят пояснения. Если в расчете ошибка, уточните его.
В уточненке изменены даты и суммы . Инспекторы сверят не только показатели в первичном расчете, но потребуют пояснить, почему изменились даты или суммы в уточненном. Например, если изменены даты перечисления НДФЛ в 120 или удержанный налог в 070.
В пояснениях надо указать, в связи с чем исправлены показатели. Например, по ошибке в строке 120 записан выходной, а не рабочий день, а в 070 неверно заполнен налог, который фактически не удержан.
6-НДФЛ: налоговый период
Отчетные периоды для 6-НДФЛ - это 1 квартал, полугодие, 9 месяцев. Налоговй период для 6-НДФЛ - год.
Для каждого периода установлены коды (см. таблицу ниже). Указать соответствующий код надо на титульном листе отчета.
6-НДФЛ за год - пример заполнения этого отчета есть в нашей статье - формируют по правилам, сохраняющим свою актуальность с 2016 года, но с учетом обновлений, внесенных приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. Рассмотрим, какие из этих правил значимы для формирования годовой отчетности, порядок заполнения и представления формуляра налоговикам.
Назначение отчета 6-НДФЛ и правила сдачи его за год
Отчет 6-НДФЛ является сводной отчетностью по налогу на доходы, который налоговый агент удерживает из доходов, выплачиваемых физлицам. В нем содержатся данные, позволяющие судить об объеме начислений налога к оплате за отчетный период и о том, в какие сроки этот налог следует уплатить в бюджет.
Отчет формируется поквартально, но данные в нем делятся на две группы, отражающие информацию:
- нарастающим итогом за прошедшие с начала года кварталы — в отношении расчета общей суммы подлежащего удержанию налога от оказавшегося начисленным за период дохода с учетом уменьшения его на возможные вычеты;
- только по последнему кварталу периода отчета — в части тех сумм налога, сроки оплаты которых (определенные в соответствии с законодательством) приходятся именно на этот квартал.
Отчетность, создаваемую по итогам периодов, последовательно включающих в себя каждый из трех первых кварталов года, сдают не позднее последней даты месяцев, наступающих после завершения каждого квартала. Для годового отчета установлен особый срок (1 апреля года, наступающего вслед за отчетным), совпадающий со сроком подачи другой (персональной) отчетности по удержанному в течение года НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Напомним, что об отсутствии возможности удержания налога с выплаченного физлицу дохода тоже надо уведомить ИФНС, используя для этого ту же форму отчета (2-НДФЛ), что и для персональной отчетности. Но только сделать это надо раньше — до 1 марта года, наступающего вслед за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Даты всех вышеприведенных сроков, попадающие на общевыходные дни, приводят к переносу завершающего дня срока на более позднюю дату, отвечающую ближайшему к такому выходному буднему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Выполнение этой нормы в 2019 году при представлении формуляра за 2018 год не приводит к переносу срока сдачи сводной НДФЛ-отчетности, т. к. 01.04.2019 — рабочий день.
Как же надо заполнить 6-НДФЛ за год, чтобы представленная отчетность не вызвала лишних вопросов по ее составлению? Этому будут способствовать:
- выбор актуального бланка формы;
- правильное занесение данных в нее;
- проведение проверки по существующим контрольным соотношениям.
О том, что можно проверить по контрольным соотношениям, разработанным ИФНС для проверки сводной НДФЛ-отчетности, читайте в материале «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ» .
Форму актуального бланка сводного НДФЛ-отчета содержит приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. В этом же документе приведено описание методики заполнения отчета. Отдельные вопросы применения приказа не 1 раз пояснялись в письмах ФНС России.
Новая форма 6-НДФЛ применяется с 26.03.2018.
Скачать обновленный бланк расчета 6-НДФЛ можно здесь .
Бланк формы составлен из титульного листа и двух специальных разделов, из которых:
- Раздел 1 посвящен тем сведениям, информация о которых показывается нарастающим итогом (о начисляемом доходе, вычетах, применяемой к доходу ставке и о налоге, разделяемом по видам на удержанный, начисленный, неудержанный и возвращенный). Если используются разные ставки, то по каждой из них раздел 1 заполняют на своем особом листе, при этом сведения, относящиеся ко всем ставкам одновременно, показывают лишь на первом из листов.
- относится к сведениям только последнего из кварталов, которые представляют собой цифры выплаченного дохода, суммы оказавшегося удержанным с него налога и даты, отвечающие дням выдачи доходов, удержаниям налога с них и срокам для оплаты этого налога в бюджет. Заносят в него всю информацию группами строк, объединяющих вышеперечисленные сведения применительно к дате каждого факта выплаты при условии, что срок оплаты налога по этой выплате тоже оказывается единым.
Отчет формируют отдельно:
- по каждому из используемых налоговым агентом кодов ОКТМО;
- по каждому из обособленных подразделений, которое самостоятельно выплачивает доходы.
Титульный лист имеет вид, стандартный для любой налоговой отчетности, и содержит сведения об отчитывающемся лице, месте подачи отчета и о периоде, за который этот отчет составлен. Период, соответствующий году, зашифровывается кодом 34.
Как правильно заполнять сводную НДФЛ-отчетность
Как правильно заполнять 6-НДФЛ за год? Самое главное условие правильного заполнения — это верно рассчитанные суммы исходных данных. Сама процедура заполнения не так сложна, но требует некоторых навыков и знания ряда правил, связанных как с расчетом НДФЛ, так и с определением сроков для уплаты того налога, который расценивается как удержанный.
Какие данные потребуются для заполнения отчета? Прежде всего, сведения о начислениях доходов, примененных к ним вычетах и суммах налога, относящихся к этому доходу. На их основе будет заполняться раздел 1. Затем — информация о датах осуществленных выплат с относящимися к ним значениями начисленного (в сумме до удержания с него НДФЛ) дохода и величинами удерживаемого с него налога — для заполнения раздела 2.
Именно раздел 2 вызывает наибольшее количество вопросов при заполнении, ответы на которые найти достаточно просто, если помнить о нескольких правилах.
Одна группа таких правил касается особенностей определения даты, считающейся датой фактического получения дохода:
- для обычной зарплаты ее считают соответствующей последнему дню месяца, с которым связано ее начисление (п. 2 ст. 223 НК РФ);
- для выплат при увольнении и доходов прочих видов в большинстве случаев она принимается соответствующей дате факта выдачи средств (п. 1 ст. 223 НК РФ);
- для доходов некоторых не часто встречающихся видов для ее определения существует особый порядок (пп. 3, 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1 НК РФ).
Кроме того, нужно знать ряд правил работы с НДФЛ:
- Удержанным он становится только при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
- Сроки для направления в бюджет сумм удержанного налога не имеют соответствия с датой удержания и определяются как (п. 6 ст. 226 НК РФ):
- первый рабочий день, наступающий вслед за днем выплаты дохода, если этот доход не относится к отпускным или больничным;
- последнее число месяца оплаты, если доход имеет вид отпускных или больничных, при этом нужно иметь в виду, что срок платежа, выпавший на последний день месяца и совпавший с выходным, перенесется на первый будний день следующего за днем выплаты месяца (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Таким образом, если в один день осуществлены выплаты доходов, имеющие разные сроки фактического их получения или разные даты для уплаты налога, то информацию в разделе 2, относящуюся к ним, придется разделить. То есть групп сведений о выплатах, влекущих за собой необходимость уплаты налога, в разделе 2 может оказаться существенно больше, чем дат фактического осуществления выдачи средств. При нехватке строк для внесения всех необходимых сведений в этот раздел в нем формируют доплисты.
Заполнение 6-НДФЛ за год — пример
Рассмотрим внесение данных в 6-НДФЛ за год на примере заполнения, выполненного на конкретных цифрах.
Предположим, что в ООО «Веста» (зарегистрировано в Санкт-Петербурге) в течение 2018 года доход начислялся 20 его сотрудникам. Общая величина начислений, подлежащих обложению по ставке 13%, составила 7 054 374,40 руб. Общий объем вычетов, уменьшивших этот доход, равен 198 800,00. За все месяцы года по факту выплат дохода удержанным оказался налог в сумме, составившей
878 206 руб.
По датам 4-го квартала фактические выплаты распределились так:
- 10.10.2018 осуществлена выдача зарплаты за сентябрь 2018 года в сумме
743 034,74 руб., удержанный с нее налог составил 91 134 руб.; - 09.11.2018 осуществлена выдача зарплаты за октябрь 2018 года в сумме
784 996,86 руб., удержанный с нее налог составил 96 590 руб.;
Для формы 6-НДФЛ предполагается отдельное название - расчет налогового агента. Для всех налоговых агентов работает единая схема: «выплатил доход физ.лицу - заполни 6-НДФЛ». Рассмотрим более подробно кто сдает форму 6-НДФЛ.
6-НДФЛ — расчет налогового агента
Обязанность по сдаче 6-НДФЛ описана абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ, где указано, что сдавать эту форму должны налоговые агенты. Налоговыми агентами могут являться: организации, обособленные подразделения типа отечественных корпораций и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают сотрудникам (физическим лицам) доход. Следовательно, если физ.лицам доходы не выплачивались, то 6-НДФЛ не сдается, так как обязанности налогового агента не возникает.
Отчет по форме 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС N ММВ-7-11/450 от 14.10.2015. В расчет включают следующие данные:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- начисленные и выплаченные суммы доходов, выплаченные работодателем сотрудникам;
- сумма налоговых вычетов;
- начисленный и удержанный НДФЛ за отчетный период;
- даты фактической выплаты дохода и удержания налога;
- срок уплаты налога.
В расчете не выделяются данные по каждому сотруднику (физическому лицу) в отдельности, в отличие от справок 2-НДФЛ.
Структура расчета:
- титульный лист, где отражаются общие сведения о налоговом агенте и отчетный период;
- раздел 1, где отражаются сводные о доходах и количестве получивших доход;
- раздел 2, где отражаются подробные данные о датах и суммах получения дохода и сроках перечисления налога.
Кто и когда сдает 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ ежеквартальный. Срок сдачи расчета — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Организации, где количество сотрудников (физических лиц) более 25 человек, должны сдавать расчет в налоговую службу в электронном виде. А организации, где работают до 25 человек, имеют право сдавать расчет на бумажном носителе.
Дата сдачи расчета:
- датой сдачи расчета, отправленная в электронном виде, является дата получения квитанции;
- датой отправки расчета по почте считается дата указанная сотрудником почты на описи;
- датой сдачи расчета нарочно, является дата указанная на отчете сотрудником налоговой инспекции.
Правила заполнения формы:
- для заполнения отчета используются регистры налогового учета, где отражаются данные о начисленных и выплаченных доходах сотрудникам (физическим лицам), об исчисленных и удержанных НДФЛ и о налоговых вычетах, предоставленных сотрудникам.
- для каждой налоговой ставки 13, 30, 35 процентов, необходимо итоговые данные о доходах отображать в отдельном разделе 1. Соответственно, сколько налоговых ставок применяется в организации, столько заполненных разделов 1 и будет.
- в разделе 2 необходимо все доходы, которые получены сотрудниками (физическими лицами) в отчетном периоде распределить по датам.
- отчет необходимо заполнять отдельно по каждому коду ОКТМО.
- вносить данные в числовые и текстовые поля нужно слева направо.
- при нумерации страниц отчета используется сквозная нумерация, начиная с титульного листа.
- при заполнении отчета не допускается исправление ошибки корректирующим средством.
- при выводе отчета на бумажный носитель допускается только односторонняя печать.
Штрафы, предусмотренные статьей 126 НК РФ
- в случае допущения ошибки (неверная информация, ошибка в реквизитах и т.д.) налоговому агенту предъявляется штраф в размере 500 руб.;
- в случае просрочки срока сдачи отчета – 1000 руб. за каждый просроченный месяц.
С недавнего времени законодателем была введена справка 6-НДФЛ. Уже больше года необходимость ее сдачи предусмотрена для налоговых агентов. В данной статье мы попытаемся раскрыть наиболее необходимую для субъектов налогообложения информацию касательно данной формы, которая поможет Вам грамотно ее заполнить и сдать в срок.
Данная форма была разработана специально для налоговых агентов, для контроля суммы налогов, которые они исчисляют. Кто является налоговыми агентами, будет разъяснено в следующем пункте.
Кому необходимо сдавать отчетность по форме 6-НДФЛ?
Как уже было упомянуто, субъектами налогового контроля в данном случае являются налоговые агенты. Кто же это такие? Во-первых, это организации и предприниматели, зарегистрированные в России. Кроме того, это российские нотариусы, ведущие частную практику, а также адвокаты, у которых есть свои адвокатские кабинеты. Наконец, налоговыми агентами являются иностранные обособленные подразделения, находящиеся на территории России.
Однако не все субъекты, перечисленные выше, подпадают под категорию налоговых агентов. Только те их них, которые имеют работников и платят им заработную плату, обязаны сдавать форму 6-НДФЛ.
В какой форме представляется справка 6-НДФЛ?
Развитие технологий не обошли стороной и предоставление отчетности. По общему правилу форма должна предоставляться в электронной форме. Есть, однако, и возможность отступления от этого правила в случае, если в компании трудится до 25 человек. У таких организаций есть возможность подачи отчетности в бумажном виде .
Какие сроки сдачи отчетности предусмотрены для справки 6-НДФЛ?
Отчетность в виде представления справки 6-НДФЛ сдается ежеквартально. Ее необходимо сдать до последнего числа того месяца, который является следующим за отчетным периодом. Однако здесь предусмотрено исключение в случае, если последним таким днем является нерабочий день. Тогда крайним сроком будет являться первый рабочий день, следующий за нерабочим.
Какие же крайние сроки сдачи предусмотрены в новом году?
За четвертый квартал 2016 г. – третье апреля 2017 г.
За первый квартал 2017 г. – второе мая 2017 г.
За второй квартал 2017 г. – тридцать первое июля 2017 г.
За третий квартал 2017 г. – тридцать первое октября 2017 г.
Справка 6-НДФЛ: какая ответственность предусмотрена за нарушение сроков сдачи?
Думается, не нужно лишний раз говорить о том, что такой серьезный вид документации, как налоговая отчетность, нужно сдавать вовремя. За просрочку предоставления формы 6-НДФЛ предусмотрен штраф в размере тысячи рублей за каждый месяц. При этом если будут обнаружены еще и недостоверные сведения в отчетности, грозит также штраф и 500 рублей за каждый документ, в котором содержатся неправильные сведения.
Как заполнить форму 6-НДФЛ?
Процедура заполнения справки достаточно проста. Форма состоит из нескольких частей: во-первых, необходим титульный лист; затем нужно заполнить еще два раздела – первый с обобщенными показателями, а второй – с размерами и датой доходов и удержанным НДФЛ.
Обращаем Ваше внимание на некоторые тонкости заполнения справки. Так, для заполнения должны использоваться чернила синего, фиолетового или черного цвета; если ячейки не заполнены, в них необходимо ставить прочерки. Если же для заполнения формы используется компьютер, прочерки ставить не обязательно, но необходимо обратить внимание на используемый шрифт – Courier New (16-18). Также не применяется двусторонняя печать Расчета, если форма заполняется в бумажном виде.
С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. ). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.
От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента (абз. 6 п. 1 ст. 80 НК РФ).
К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ (приложение № 2 к приказу ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (далее - Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах (письма ФНС России от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@, от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@, от 28.12.2015 № БС-4-11/23129@), "белые пятна" еще остаются.
Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.
Основание для заполнения 6-НДФЛ
Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ; п. 1.1 Раздела I Порядка).Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).
Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода .
Образец заполнения регистра налогового учета
Важно!
Отсутствие налогового регистра по НДФЛ является основанием для привлечения налогового агента к ответственности по статье 120 Налогового кодекса (п. 2 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).
Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ
Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.
По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.
В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу статьи 217 Налогового кодекса.
По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:
Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) - сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)
По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.
В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.
Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).
По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.
При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них - из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 - (2 - 1) + (3 - 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.
По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.
Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.
По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса.
Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ
В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:
- строка 100 заполняется на основании статьи 223 Налогового кодекса (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
- строка 110 заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@));
- по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Налогового кодекса, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/546@). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами - наиболее ранняя из следующих дат:
- дата окончания соответствующего налогового периода;
- дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
- дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).
Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.
Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом
По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).
Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.
1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом:
- по строке 100 указывается дата 31.03.2016;
- по строке 110 - 05.04.2016;
- по строке 120 - 06.04.2016;
- по строке 100 указывается 05.04.2016;
- по строке 110 - 05.04.2016;
- по строке 120 - 30.04.2016;
- по строкам 130 и 140 - соответствующие суммовые показатели.
Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи
Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (п. 28 ст. 217 НК РФ), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб.
В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб.
При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена:
- по строке 020 - 2000 руб.;
- по строке 030 - 2000 руб.
- по строке 020 - 12 000 руб. (2000 + 10 000);
- по строке 030 - 4000 руб.
При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.
Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.
После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо (п. 5 ст. 226, ст. 228 НК РФ).
Образец заполнения Раздела 1 формы 6-НДФЛ